وقتی کارمندی از شرکت می‌رود، چه دسترسی‌هایی باید تغییر کند؟
پایان همکاری باید هم دسترسی فرد را در زمان تعیین‌شده ببندد و هم کار شرکت را قابل ادامه نگه دارد. حذف عجولانه حساب ممکن است فایل، ایمیل یا کار خودکاری را از دسترس تیم خارج کند؛ تغییر یک رمز هم لزوماً تمام راه‌های ورود را نمی‌بندد.
آخرین بازبینی متن:
در این صفحه
پیش از زمان خروج: مسئول، داده و مالک بعدی
مدیر مجاز و مسئول IT باید زمان اجرای تغییرات و فرد پیگیر را روشن کنند. اگر خروج فوری است، توقف دسترسی را برای کامل‌کردن انتقال کار عقب نیندازید؛ داده را حفظ کنید و انتقال مجاز را بعداً انجام دهید. فهرست سرویس‌ها را از اطلاعات شرکت و مدیران همان سرویس‌ها تکمیل کنید، نه فقط از حافظه فردی که می‌رود.
مشخص شود فایل‌های کاری کجا هستند، چه پروژه یا مشتری‌ای مسئول تازه می‌خواهد و کدام کار زمان‌بندی‌شده به حساب فرد وابسته است. حساب جانشین باید جدا و با دسترسی لازم خودش باشد؛ ادامه کار با حساب شخص قبلی، تشخیص مسئولیت تغییرات را دشوار می‌کند.
برای هر مورد، نام سرویس، حساب یا شناسه مربوط، مسئول اقدام، زمان، نتیجه و کار باز را ثبت کنید. رمزها و کدهای بازیابی را در این چک‌لیست ننویسید؛ انتقال آن‌ها باید از مسیر امن مدیریت دسترسی انجام شود.
چه دسترسی‌هایی باید بررسی شوند؟
| محل دسترسی | اقدام لازم | نشانه پایان کار |
|---|---|---|
| دامین، هویت ابری و حساب محلی | ورود فرد در زمان مصوب غیرفعال شود؛ حساب‌های محلی و مدیریتی جدا هم بررسی شوند. | وضعیت حساب‌ها و نتیجه کنترل ورود در سرویس مربوط ثبت شده است. |
| ایمیل، CRM، حسابداری و ابزار همکاری | حساب مستقل، نشست باز، دسترسی واگذارشده و اتصال برنامه‌های دیگر بررسی و لغو شوند. | صرف تغییر رمز، پایان کار فرض نشده و مسئول هر برنامه نتیجه را تأیید کرده است. |
| VPN و ابزارهای دسترسی از راه دور | حساب، نشست فعال، کلید یا گواهی اختصاصی فرد لغو و دستگاه‌های مجاز بازبینی شوند. | مسیر دورکاری و کنترل از راه دور فعالِ متعلق به فرد باقی نمانده است. |
| فایل مشترک و فضای ابری | عضویت گروه، مجوز مستقیم، اشتراک بیرونی و لینک‌های قابل استفاده بدون حساب بازبینی شوند. | دسترسی فرد برداشته شده و مسئول جدید به داده کاری لازم دسترسی دارد. |
| رمز مشترک، پنل مدیریت و کلید برنامه | رمز یا کلیدی که فرد می‌دانسته یا داشته با توجه به وابستگی‌ها تعویض شود؛ مالک بازیابی و تأیید دومرحله‌ای اصلاح شود. | دسترسی قبلی معتبر نیست و سرویس وابسته با دسترسی جایگزین کار می‌کند. |
| تلفن سازمانی، داخلی و نرم‌افزار تماس | ورود نرم‌افزار تلفنی، پنل، صندوق صوتی و مسیر تماس بازبینی شود؛ مقصد بعدی تماس مشخص باشد. | تماس کاری به مقصد مصوب می‌رسد و فرد قبلی دسترسی فعال ندارد. |
| لپ‌تاپ، موبایل، کلید امنیتی و کارت تردد | تجهیزات و ابزار ورود تحویل گرفته و موارد تحویل‌نشده با مسئول پیگیری ثبت شوند. | وضعیت تحویل روشن است؛ تحویل فیزیکی جای لغو حساب را نگرفته است. |
برای دیدن همه ستون‌ها، جدول را به چپ یا راست بکشید؛ با کیبورد از کلیدهای جهت استفاده کنید.
فهرست بالا برای هر کارمند یکسان اجرا نمی‌شود؛ کسی که پنل دامنه، شبکه اجتماعی شرکت یا دسترسی مدیر داشته، موارد بیشتری دارد. از سوی دیگر، غیرفعال‌کردن حساب عادی نباید باعث فراموش‌شدن حساب مدیریتی جداگانه همان فرد شود.
چرا غیرفعال‌کردن حساب یا تغییر رمز کافی نیست؟
ورود تازه با نشست از قبل برقرارشده فرق دارد. بعضی برنامه‌ها نشست خودشان را نگه می‌دارند و زمان اعتبار مجوز یا توکن آن‌ها متفاوت است. مسئول فنی باید لغو نشست و دسترسی را با قابلیت همان سرویس انجام دهد؛ نمی‌توان از بستن یک حساب مرکزی نتیجه گرفت همه برنامه‌ها در همان لحظه قطع شده‌اند.
یک سرویس مستقل ممکن است اصلاً از دامین استفاده نکند. لینک اشتراک بدون نیاز به ورود هم با غیرفعال‌کردن حساب بسته نمی‌شود. همچنین لغو دسترسی، فایلی را که قبلاً روی دستگاه دیگری دریافت شده از آن دستگاه پس نمی‌گیرد. بررسی حساب‌ها و نشست‌ها باید با رسیدگی به تجهیزات و نسخه‌های کاری همراه باشد.
اگر ساختار مرکزی دارید، معرفی اکتیودایرکتوری و دامین کمک می‌کند مرز آن را بشناسید. مدیریت مرکزی کار را منظم‌تر می‌کند، اما ادعای «یک کلیک و قطع قطعی همه دسترسی‌ها» بدون بررسی اتصال برنامه‌ها قابل اتکا نیست.
ایمیل، فایل و کارهای وابسته را چطور حفظ کنیم؟
پیش از حذف حساب یا برداشتن مجوز محصول، اثر آن بر داده و مالکیت در همان سرویس بررسی شود. زمان نگهداری و روش انتقال بین محصولات متفاوت است؛ یک مهلت ثابت برای همه ایمیل‌ها و فضای ابری وجود ندارد. دسترسی به محتوای کاری باید به فرد مجاز و برای نیاز روشن داده شود، نه به همه همکاران.
برای نمونه فرضی، کارمند فروش مسئول پرونده مشتری، پوشه پیشنهادها و پیگیری ایمیل‌ها بوده است. مدیر، مالک تازه هر سه مورد را تعیین می‌کند؛ IT دسترسی لازم را برای حساب جانشین فراهم می‌کند و مسیر تماس یا پاسخ کاری را طبق تصمیم شرکت تنظیم می‌کند. بازکردن پرونده، دریافت پیام کاری و ادامه پیگیری هم کنترل می‌شود؛ فقط بسته‌شدن حساب قبلی کافی نیست.
اگر بکاپ، گزارش شبانه یا اتصال یک برنامه با حساب شخصی کارمند اجرا می‌شود، پیش از تغییر عجولانه وابستگی آن پیدا شود. مسئول فنی باید اجرای کار را به هویت مناسب و تحت کنترل شرکت منتقل کند و نتیجه را بررسی کند. حفظ دائمی حساب فرد برای جلوگیری از خرابی کار خودکار، راه‌حل کامل نیست.
پیش از آماده‌سازی دستگاه برای نفر بعد، داده کاری موردنیاز و امکان بازیابی آن بررسی شود. حساب‌ها و اطلاعات شخصی فرد وارد فرایند تحویل سازمانی نشوند. پاک‌سازی دستگاه شخصی یا دوردست هم اقدام خودکار این چک‌لیست نیست؛ مالکیت، مجوز، محدوده مدیریت و اثر حذف باید روشن باشد.
چه زمانی می‌توان خروج فنی را پایان‌یافته دانست؟
- مسئول هر سرویس، لغو ورود و نشست‌های مربوط را طبق امکانات همان محصول کنترل و زمان نتیجه را ثبت کرده باشد.
- جانشین بتواند کار لازم را با حساب خودش انجام دهد؛ فایل، پرونده، پیام و تماس ضروری بی‌مسئول نمانده باشند.
- رمزها، کلیدها و روش‌های بازیابی مشترکِ در اختیار فرد بازبینی شده و وابستگی‌های ضروری پس از تغییر سالم باشند.
- وضعیت تجهیزات و موارد تحویل‌نشده روشن باشد؛ مورد باز با مسئول و موعد پیگیری ثبت شود، نه اینکه انجام‌شده علامت بخورد.
- زمان و مسئول تصمیم بعدی درباره نگهداری، بایگانی یا حذف حساب و داده مشخص باشد.
بررسی فنی باید با دسترسی مدیریتی مجاز انجام شود؛ برای اطمینان از خروج، لازم نیست رمز شخصی فرد گرفته شود یا به‌جای او فعالیتی انجام شود. اگر دسترسی ناشناخته یا استفاده غیرمنتظره دیده شد، موضوع جداگانه بررسی شود و شواهد لازم حفظ شوند؛ خروج هر کارمند به‌خودی‌خود نشانه سوءاستفاده نیست.
برای سامان‌دادن به حساب‌ها و مجوزها یا اجرای تغییرات در شبکه شرکت، خدمات مدیریت کاربران و اکتیودایرکتوری نت‌مسترز قابل سفارش است. نیاز فعلی را هنگام تماس توضیح دهید؛ لازم نیست پیش از تماس تمام حساب‌ها را خودتان شناسایی کرده باشید.