برای راه‌اندازی تلفن تحت شبکه شرکت چه تجهیزاتی لازم است؟

ویپ یا تلفن تحت شبکه، صدا را از طریق شبکه منتقل می‌کند. برای مشخص‌کردن نیاز شرکت، از کار روزانه شروع کنید: چه کسانی پاسخ‌گو هستند؟ چه کسانی بیشتر تماس می‌گیرند؟ مشتری پس از تماس با شرکت باید به کدام فرد یا بخش برسد؟

• تعداد کاربران و داخلی‌ها: هر کاربر به روش مناسبی برای تماس نیاز دارد؛ گوشی رومیزی، نرم‌افزار تماس یا ترکیبی از آن‌ها. هر میز الزاماً یک گوشی جدید نمی‌خواهد.
• تماس‌های هم‌زمان: ظرفیت لازم در ساعت شلوغ، جدا از تعداد داخلی‌هاست. تماس داخلی، ورودی و خروجی باید در طراحی دیده شوند.
• محل کاربران: دفتر، شعبه و دورکاری می‌توانند به روش اتصال و دسترسی متفاوت نیاز داشته باشند.
• امکانات و رشد: انتقال تماس، منوی صوتی، صف و ضبط با نیاز امروز انتخاب می‌شوند؛ افزایش احتمالی کاربران برای توسعه بعدی در نظر گرفته می‌شود.

تعداد داخلی‌ها همان ظرفیت تماس هم‌زمان نیست. برای انتخاب مرکز و خط باید بدانید چه تماس‌هایی هم‌زمان انجام می‌شوند و چه امکاناتی لازم دارید. تعداد کارکنان به‌تنهایی پاسخ این سؤال‌ها را نمی‌دهد.

این هفت ردیف به معنی خرید هفت دستگاه نیستند. مثلاً ممکن است منوی صوتی یا صف با امکانات همان مرکز تلفن اجرا شود. محل و تجهیزات اجرای مرکز هم پس از بررسی انتخاب می‌شوند؛ همه شرکت‌ها به خرید یک سرور مستقل نیاز ندارند.

در مثال رسمی Asterisk از اتصال گوشی، مرکز و ارائه‌دهنده هم نقش این بخش‌ها جداست. آن مثال برای یک محیط مشخص نوشته شده؛ فهرست خرید همه شرکت‌ها یا تأیید سازگاری همه گوشی‌ها نیست.

گوشی‌های فعلی، تجهیزات اجرای مرکز و شبکه موجود باید از نظر سلامت، ظرفیت و سازگاری با طرح جدید بررسی شوند. داشتن یک دستگاه به معنی مناسب‌بودن آن برای همه نیازها نیست؛ در مقابل، تغییر مرکز هم به‌خودی‌خود تعویض همه گوشی‌ها را لازم نمی‌کند.

اگر تلفن سیسکو دارید، راهنمای استفاده از تلفن‌های سیسکو موجود با مرکز جدید توضیح می‌دهد چرا باید مدل، نسخه و روش اتصال را بررسی کنید. فقط از روی نام برند نمی‌توان گفت همه گوشی‌ها قابل استفاده‌اند یا باید تعویض شوند.

در پیشنهاد مناسب، تجهیزات قابل استفاده، موارد نیازمند بررسی بیشتر و خریدهای لازم از هم جدا هستند. دلیل هر خرید باید به نیاز مشخصی برگردد؛ مثلاً کمبود پورت شبکه یا ناسازگاری گوشی، نه صرفاً قدیمی‌بودن فهرست تجهیزات.

این مثال فرضی است و پیشنهاد خرید یا شرح یک پروژه واقعی نیست. هشت کاربر، هرکدام یک داخلی جدا می‌خواهند. شش نفر با گوشی رومیزی و دو نفر با نرم‌افزار تماس روی رایانه کار می‌کنند. چهار گوشی هم از قبل دارند، اما هنوز معلوم نیست با مرکز انتخابی سازگار باشند.

در همین مثال، تعداد داخلی‌ها هشت است، تعداد گوشی رومیزی موردنیاز شش و ظرفیت موردنیاز تماس بیرونی سه تماس هم‌زمان. این سه عدد جای هم را نمی‌گیرند. دو گوشی جدید فقط زمانی کافی است که هر چهار گوشی موجود برای کار موردنظر قابل استفاده باشند.

اگر فقط دو گوشی از چهار گوشی موجود قابل استفاده باشند، برای شش کاربر رومیزی باید چهار گوشی تهیه شود. تا پایان بررسی، دو یا چهار گوشی را سفارش نهایی ندهید. این محاسبه فقط تعداد گوشی رومیزی همین مثال است؛ ظرفیت خط، مرکز تلفن و هزینه اجرا جدا بررسی می‌شوند.

نوع خط روی تجهیزات اتصال اثر دارد. خط آنالوگ و SIP Trunk، یعنی اتصال تلفنی مبتنی بر SIP، لزوماً یک وسیله واسط نمی‌خواهند. برای راه‌اندازی سیپ‌ترانک و اتصال خط به مرکز باید روش تحویل اپراتور با مرکز هماهنگ شود؛ گیت‌وی یا اینترنت عمومی جدید، خرید الزامی هر طرح نیست.

همراه اتصال شبکه، روش تأمین برق گوشی و تجهیزات شبکه را هم بررسی کنید. PoE یعنی برق از کابل شبکه به دستگاه سازگار برسد. استفاده از سوئیچ PoE یا آداپتور باید با مدل، برق موردنیاز و طرح اجرا متناسب باشد؛ هیچ‌کدام انتخاب اجباری همه پروژه‌ها نیستند.

برای نمونه، راهنمای رسمی برق تلفن‌های Cisco 8800 توضیح می‌دهد که روش تأمین برق و بعضی امکانات به مدل گوشی بستگی دارند و باید مشخصات همان مدل را دید. این راهنما سازگاری هر آداپتور، سوئیچ یا گوشی دیگر را تأیید نمی‌کند.

اگر ادامه تماس هنگام قطع برق مهم است، برق همه بخش‌های لازم را در نظر بگیرید: گوشی، مرکز تلفن، شبکه و ارتباط خط. خرید یک دستگاه به‌تنهایی تضمین نمی‌کند تماس‌ها بدون قطعی ادامه پیدا کنند.

امکانات هم روی انتخاب اثر دارند: منوی صوتی، تماس را به بخش دلخواه هدایت می‌کند؛ صف برای توزیع تماس بین پاسخ‌گوهاست؛ ضبط به فضای نگهداری و دسترسی مناسب نیاز دارد. پیشنهاد باید روشن کند هر قابلیت در مرکز موجود است، مجوز جدا می‌خواهد یا به برنامه‌نویسی نیاز دارد.

برای مقایسه پیشنهادها، جمع قیمت گوشی‌ها کافی نیست. هزینه‌های زیر با توجه به نیاز پروژه از هم جدا می‌شوند:

• تجهیزات و زیرساخت: گوشی، تجهیزات اجرای مرکز، وسیله اتصال خط یا اصلاح شبکه، فقط در صورت نیاز.
• نصب و تنظیم: داخلی‌ها، اتصال خط، مسیر تماس و امکاناتی که انتخاب کرده‌اید.
• کار اضافه: برنامه‌نویسی اختصاصی یا اتصال نرم‌افزار؛ ابتدا امکان اجرا و کارهای دقیق لازم مشخص شوند.
• انتقال سیستم فعال: حفظ تنظیمات، هماهنگی زمان تغییر، امتحان تماس‌ها و امکان برگشت به وضعیت قبلی.
• هزینه‌های دوره‌ای: مجوز، اشتراک خط یا میزبانی و نگهداری. چه چیزی داخل مبلغ است، چه چیزی تمدید می‌شود و مسئول هر بخش کیست؟

دو پیشنهاد زمانی قابل مقایسه‌اند که ظرفیت، امکانات و اقلام داخل و خارج مبلغ روشن باشند. اجرت تنظیم گوشی‌های موجود با خرید گوشی تازه متفاوت است؛ یک مبلغ کلی بدون مشخص‌بودن این موارد، تصویر دقیقی از هزینه نمی‌دهد.

وقتی نیازها و تجهیزات فعلی معلوم شد، راهنمای هزینه راه‌اندازی ویپ کمک می‌کند هزینه خرید، اجرا و نگهداری را جدا بررسی کنید.

با تغییر نرخ ارز و قیمت تجهیزات، فهرست خرید قدیمی ممکن است مبنای مناسبی برای بودجهٔ امروز نباشد. برای استعلام و برآورد روزِ راه‌اندازی ویپ تماس بگیرید؛ مدل و تعداد اقلام، اجرت اجرا و مدت اعتبار پیشنهاد باید مشخص باشند و هزینه‌های دوره‌ای جدا دیده شوند.

• خرید و استفاده مجدد: مدل و تعداد اقلام جدید، وضعیت تجهیزات موجود و علت خرید هر مورد.
• ظرفیت و امکانات: تعداد داخلی‌ها، تماس‌های هم‌زمان، روش اتصال خط و قابلیت‌های ضروری.
• اجرا و تحویل: تنظیم تماس‌های داخلی، ورودی و خروجی و امکانات سفارش‌داده‌شده؛ مشخص‌بودن موارد خارج از کار.
• نگهداری: فهرست داخلی‌ها، راهنمای استفاده، تحویل امن دسترسی‌ها، بکاپ و مسئول پشتیبانی.
• قیمت: تفکیک اجرت، تجهیزات، مجوزها و هزینه‌های دوره‌ای، همراه مدت اعتبار پیشنهاد.

بررسی تحویل باید کارهای موردنیاز شرکت را پوشش دهد؛ مثلاً انتقال تماس پذیرش، شنیدن صدای دو طرف یا رسیدن تماس از منوی صوتی به بخش درست. داشتن گوشی روشن یا دیدن یک داخلی در مرکز، جای بررسی این کارها را نمی‌گیرد.

برای انتخاب تجهیزات و راه‌اندازی تلفن تحت شبکه و ویپ شرکت با نت‌مسترز تماس بگیرید. امکان استفاده از سیستم فعلی و خریدهای لازم در همان بررسی نیاز روشن می‌شود؛ انتخاب مدل یا تهیه فهرست فنی، پیش‌نیاز تماس نیست.